Wie muss eine Wareneingangsprüfung ablaufen?

 

Die Rechtsgrundlage dazu liefert das Handelsgesetzbuch (HGB) im § 377:

 

 

 

§ 377 Untersuchungs- und Rügepflicht

 

(1) Ist der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft, so hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist, zu untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.

 

(2) Unterlässt der Käufer die Anzeige, so gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, dass es sich um einen Mangel handelt, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war.

 

(3) Zeigt sich später ein solcher Mangel, so muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden; anderenfalls gilt die Ware auch in Ansehung dieses Mangels als genehmigt.

 

(4) Zur Erhaltung der Rechte des Käufers genügt die rechtzeitige Absendung der Anzeige.

 

(5) Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, so kann er sich auf diese Vorschriften nicht berufen.

 

 

 

Der § 378 Untersuchungs- und Rügepflicht bei Falschlieferung oder Mengenfehlern wurde durch das Gesetz zur Modernisierung des Schuldrechts mit Wirkung zum 01.01.2002 gestrichen, da Falschlieferungen und Mengenfehler jetzt laut BGB Sachmängel (§ 434 Sachmangel) sind.

 

Kommentar zum § 377

 

Es besteht damit die Pflicht, gelieferte Ware unverzüglich zu prüfen. Unverzüglich bedeutet nicht in jedem Fall „sofort“. Der Wareneingang muss – ohne schuldhaftes Verzögern – nach dem Eintreffen auf Mängel untersucht werden. Die Richter legen den Begriff „unverzüglich“ sehr streng aus. In Prozessen sind schon Prüf-Fristen von 3 Tagen als angemessen festgelegt worden.

 

Faustformel für die Praxis: Die Wareneingangskontrolle darf nicht länger als 5 Tage dauern – je schneller, desto besser. Natürlich können Sie mit Lieferanten individualvertraglich längere Prüfzeiten vereinbaren. Entdecken Sie einen Sachmangel, müssen Sie diesen Ihrem Lieferanten unverzüglich mitteilen. Dies machen Sie – aus Beweisgründen - am besten per Fax oder per E-Mail.

 

Wichtig: Ist schon bei der Warenannahme bekannt oder offensichtlich, dass die Ware einen Sachmangel besitzt oder ein Transportschaden vorliegt, müssen Sie die Sendung unter Vorbehalt annehmen. Tun Sie es nicht, erlischt Ihr Gewährleistungsanspruch. Machen Sie daher folgenden Vermerk auf der Lieferscheinkopie für Ihren Lieferanten: „Es liegt folgender Sachmangel vor: ... (kurz benennen). Annahme unter Vorbehalt.“

 

10 Checkpunkte zur Untersuchungs- und Rügepflicht beim Wareneingang

 

1. Abstimmung zwischen Einkauf und Wareneingang: wer untersucht und wer rügt.

 

2. In Zweifelsfällen muss der Lagerleiter den Einkäufer hinzuziehen (sonst Foto, Skizze, Muster von gerügter Ware an den Einkäufer).

 

3. Aus Beweisgründen immer schriftlich (Fax oder E-Mail) rügen! Bei telefonischer Rüge schriftlich bestätigen.

 

4. Bei großen Mengen und Dauerliefervertrag genügen Stichproben. Von Stichprobe spricht man, wenn von einer Warenmenge einzelne Proben so gebildet werden, dass sie repräsentativ sind, d.h. sinnvoll auf die Gesamtmenge verteilt werden. Führt die Entnahme der Stichprobe dazu, dass der geprüfte Warenteil wertlos wird, so genügen in der Regel wenige Stichproben (BGH, BB 77,1019).

 

5. Ist bei einem Dauerlieferungsvertrag die Untersuchungsmethode lästig oder bestritten, so sollten Sie sich mit dem Lieferanten auf Art und Umfang einigen!

 

6. Rückstellprobe/Muster von gerügter Ware aufbewahren!

 

7. In Mängelanzeige Art und Umfang des Mangels genau beschreiben!

 

8. Alle Rechte vorbehalten: Vor Reaktion des Lieferanten nicht Wahlmöglichkeit zwischen Rücknahme, Preisnachlass oder Neulieferung verbauen.

 

9. Beanstandete Ware nicht ohne ausdrückliche Erlaubnis des Lieferanten zurücksenden, weiterverarbeiten oder weiterverkaufen. Sie machen sich sonst unter Umständen schadensersatzpflichtig.

 

10. Fragen Sie sich bei jeder Warenkontrolle: Was kann passieren, wenn ich nicht untersuche? Kann durch das Nichtprüfen ein großer Schaden entstehenden, ist kaufmännische Sorgfalt bei der Wareneingangsprüfung erforderlich!

 

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